ערבי חברה הם אירוע מגבש; סוג של אירוע עסקי המשמש גם כפלטפורמה לאווירה קלילה ויצירת מינגלינג בין אנשים שלרוב פוגשים האחד את השני במסגרת פגישות עבודה, דיונים או שיחות מסדרון.
אז ייתכן והבוס שלך ביקש ממך לארגן את אירוע העובדים השנה. מזל טוב – סוג של …
מעבר למחשבה הראשונית על כאב הראש שנפל עלייך, זוהי גם דרך נהדרת להביא לידי ביטוי את הכישורים שלך, להצלחת האירוע.
מה חשוב לדעת בעת ארגון ערב חברה?
ראשית כל חשוב להתחיל עם התכנון, שבמסגרתו יוגדרו יעדי האירוע (אירוע רק לעובדי החברה או אולי גם לספקים), סוג האירוע (יוקרתי או נינוח, עם הגשה בישיבה, סגנון בופה ועוד) התקציב הנתון, מספר המשתתפים (האם האירוע מתוכנן רק לעובדים או אולי גם לבני זוגם), האם האירוע יתקיים במשרדי החברה, באולם אירועים או אולי בטבע.
כל אחת מהנקודות הללו משפיעה על ארגון ועיצוב האירוע וכמובן על התקציב. ולכן חשוב מאוד וודא מהן התוצאות הרצויות של האירוע.
מכיוון שלתכנון ועיצוב אירוע שכזה יש משמעויות רבות, מומלץ ביותר לשכור אנשי מקצוע בתחום, אשר יסייעו לכם לתכנן את האירוע המבוקש, יספקו את כל הציוד הנדרש וילוו אתכם לווידוא הצלחתו.
בחירה של בעל מקצוע שכזה, מחייבת אתכם לבצע סקר שוק ולמצוא חברות בעלות ניסיון בתחום, אשר מסוגלות לספק לכם את כל הצרכים הנדרשים לאירוע.
טיפים לעיצוב אירוע חברה
יצירת נושא – לא תמיד צריך נושא לאירוע, אבל הוא בהחלט יכול להוסיף לאווירה.
בחירת נושא האירוע תסייע גם בהגדרת העיצוב הרצוי, אשר בא לידי ביטוי בבחירת הריהוט הרלוונטי (שולחנות וכיסאות), פריטים משלימים כגון עיצוב שולחנות האירוע (הדבר כולל מפות, מפיות, כוסות, צלחות, סכו”ם, אביזרים דקורטיביים על השולחנות ובחלל עצמו ועוד ועוד).
בחירת מקום (מעניין) – ניתן כמובן לערוך את האירוע במשרדי החברה ויש לכך יתרונות וחסרונות, אך חשוב לנתק את האירוע החברתי מהמקום בו עושים עסקים, ועל ידי כך לייצר אווירה משוחררת יותר.
ניתן כמובן לערוך את האירוע באולם אירועים אשר נשכר לטובת העניין, או אף בחיק הטבע, כאשר הדבר יכול להיעשות בכל עונות השנה, יחד עם ציוד מתאים להתמודדות עם מזג האוויר, החל מאוהלים סגורים ומחוממים ועד הצללות יוקרתיות ומאווררות לעונות החמות.
הגדרת אווירת האירוע – דבר זה ישפיע כמובן גם הוא על הזמנת הציוד הנדרש, החל מפתרונות ישיבה קלאסיים (להסבה סביב שולחנות) ועד פתרונות נינוחים יותר החל משולחנות וכסאות בר ועד פינות זולה וישיבה על מחצלות ופופים.
כמו כן, עיצוב חלל האירוע עצמו מושפע גם כן מהאווירה המתבקשת.
קחו את האוכל ברצינות – זהו אחד המרכיבים החשובים ביותר באירוע – הדבר שכולם מחכים לו. אז יש לוודא שמוזמנת כמות האוכל הנדרשת, יחד עם ציוד לחימום או קירור המזון (במידה והוא נעשה במקום), יש לקחת בחשבון מגבלות תזונה: צמחוני, טבעוני, ללא גלוטן וכו’.
לטובת פינוק האורחים במהלך או בסיום האירוע, ניתן לחשוב גם על פריסת שולחנות מתוקים, המציגים שלל ממתקים ושוקולדים טעימים, האטרקטיביים גם לעין וגם לחיך, או מגשי פירות צבעוניים ואקזוטיים, או מקררי גלידות ועוד.
סוף סוף אפשר להירגע וליהנות מהתהליך, ובמיוחד כאשר מלווה אותך בעל מקצוע מיומן, מקצועי ואמין!
